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説明上手になるための心得道後大吉2017-11-17 10:00:56
仕事でもプライベートでも、説明下手で損をしてしまう場面はありませんか?
私はまとめることが苦手なので、この説明に対してある種の恐怖心があります。
自分の説明で聞き手にストレスを与えているのでは……と不安になってしまうこともあります。

上手に説明できる人と、そうでない人では、どういった部分が異なるのでしょうか。
調べてみたのでそのコツをご紹介します。

○声は大きく



声が小さいだけで、同じ内容の話をしていても伝わりにくくなります。
普段あまり大きな声で話さない人も、何かを説明をするときには意識的に声を大きくしてみましょう。

○大切なことは冒頭に!



日本人は、「○○だから、△△になって、その結果■■になりました」と、
原因や経過から話し始める傾向が強いそうです。

それでは話が長くなってしまい、話の焦点がブレてしまいます。

わかりやすく説明するためには、要点を先に話すことがポイント。
「結果は■■です。その理由は○○で……」と順番を入れかえるだけで、伝わりやすくなります。

○話を短くする



たくさん話せば、それだけわかりやすくなるというわけではありません。
話の要点をできるだけ簡潔にまとめ、話を短くした方が伝わりやすくなります。
また、話が短いと、要点が聞き手の記憶に残りやすくなります。

○一つの文章を短くする



「○○なのは、△△が理由なのですが、××なら△△にならず、▲▲の問題もクリアできます」
この一文には、たくさんの要素が盛り込まれていて、非常にわかりにくいですね。

「○○なのは、△△が理由です。××にすると△△になりません。そして、▲▲の問題もクリアできます」
このように、一つの文章を短くすると、わかりやすくなります。

○理由が複数ある場合は、その数を伝える



複数の項目を説明したいときには、その数を先に伝えましょう。
「これを選んだ理由は3つあります」「今から、○○についてのポイントを4つ説明します」
といった形で話せば、聞き手は項目がいくつあるのかを意識しながら説明を聞くため、
話の内容を理解しやすくなります。

○何の説明なのか改め宣言する



突然、本題が始まると、「何の話が始まったのかな?」と聞き手が混乱することも。

「これから、○○についての説明をします」
この一言を最初に入れるだけで、とてもわかりやすくなります。

○事実や憶測などはしっかり分ける



「意外なことにアンケートは半数以上がYesという結果でしたが、おそらく5年後では同じ結果にならないでしょう」
これでは、事実と想像や感想が一緒に述べられていて、わかりにくいですね。

最初にアンケート結果という事実を述べ、そのあとで
「私は意外だと感じました」「これは予測ですが、5年後に同じアンケートを~」と
ハッキリわけて伝えることで、聞き手の混乱を防ぐことができます。

○曖昧な表現は避ける



曖昧な言い方は、説明内容をわかりにくくしてしまいます。
事実としてわかっていることには、曖昧な表現を使わないようにしましょう。
不確かな内容を述べるときには、確かな内容と区別するために、
「これは想像ですが」「記憶が曖昧ですが」と前置きするとわかりやすくなります。

○まとめ



相手に理解してもらうためには、シンプルに要点だけをまとめた話をすることがポイントです。
そのためには、一度事務的になって事実のみを羅列してみましょう。

自分の感情が入った説明では、話し手の主観にまみれてわかりづらくなります。
主観による説明は、自分の好きなことを紹介するときには非常に良いものだと思いますが、
仕事においては、相手に事実を伝えなければいけません。

説明上手な人は客観的な視点から、物事を説明します。

聞き手は何も知らない事象を、説明によって把握します。
知らないことは不安ですので、まずは結論を言ってしまいましょう。
その後に、なぜそのような結論であるか、根拠やそれに至った理由を述べていきます。

聞き手には早く結論が伝わることによって安心します。

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